Sự kiện là gì? Truyền thông và quản lý sự kiện là gì?

Sự kiện là gì? Vào những năm gần đây, những ngành liên quan đến Tổ chức sự kiện dần trở nên phát triển ở nhiều nước và đặc biệt là ở Việt Nam. Nó thu hút nhiều bạn trẻ đang có định hướng tìm cho bản thân mình một khối ngành hướng ngoại sôi nổi, mang khuynh hướng sáng tạo và hơn thế nữa là học được rất nhiều kỹ năng thông qua các quá trình rèn luyện trong công việc này.

Dù tương đối phổ biến, tuy nhiên sự kiện hay truyền thông và quản lý sự kiện vẫn là một thuật ngữ tương đối mới mẻ tại Việt Nam. Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này, vì vậy trong bài viết dưới đây, hãy cùng Nam Phong Uniform tìm hiểu ý nghĩa cũng như khái niệm của “Sự kiện là gì? Truyền thông và quản lý sự kiện là gì?” thông qua cách tiếp cách tiếp cận liên quan đến dịch vụ tổ chức sự kiện.

Sự kiện là gì?

Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, sự kiện (events) là một hiện tượng hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện, nó là 1 sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội.

Trong lĩnh vực Marketing, sự kiện được định nghĩa là những hoạt động marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường.

Tuy nhiên, trong 1 số lĩnh vực khác, sự kiện mang ý nghĩa hoàn toàn khác hẳn, ví dụ trong thống kê học mỗi trường hợp xuất hiện các biến cố sẽ được xem là một sự kiện.

Vậy nên, chung quy lại, sự kiện là gì? Theo nghĩa bao quát, sự kiện là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo ra sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

Vì vậy, một sự kiện có thể là:

• Các sự kiện xã hội, cuộc sống: bữa tiệc sinh nhật, tiệc cưới, lễ đính hôn, lễ tốt nghiệp, lễ kỷ niệm, tang lễ…
• Các sự kiện giáo dục và công việc: hội thảo, tranh luận, cuộc thi, thi đấu…
• Các sự kiện thể thao: World Cup, Asian Cup, marathon, Thế vận hội, đấu vật, bắn cung,…
• Các sự kiện chính trị: biểu tình,…
• Các sự kiện giải trí: lễ hội, sàn diễn thời trang, countdown, các chương trình sân khấu âm nhạc,…
• Các sự kiện doanh nghiệp: Các cuộc họp, hội nghị, triển lãm, ra mắt các sản phẩm, hội chợ bán sản phẩm…
• Các sự kiện hoạt động gây quỹ: Bất kì các sự kiện nào cí thể được chuyển thành việc gây quỹ hoặc gây ra sự kiện liên quan.
• Các sự kiện tôn giáo: Lễ hội phật giáo, mừng chúa giáng sinh,…

Nó bao gồm tất cả những hoạt động quy mô lớn gồm nhiều lĩnh vực nhằm mục đích tuyên truyền những thông điệp mà người tổ chức sự kiện muốn truyền đạt đến công chúng.

Truyền thông và quản lý sự kiện là gì?

Truyền thông sự kiện là hoạt động công bố hình ảnh, thông tin về một sự kiện nhằm thu hút, hấp dẫn đối tượng tham gia đối với sự kiện sắp diễn ra. Còn đối với những sự kiện đã kết thúc, truyền thông sự kiện sẽ giúp quảng bá hình ảnh cũng như thương hiệu, mong muốn truyền tải thông điệp của công ty, doanh nghiệp đến đối tác, khách hàng.

Mỗi loại sự kiện được tạo thành từ nhiều thành phần khớp như những mảnh ghép, tất cả những mảnh ghép ấy kết hợp cùng với nhau để tạo nên một sự kiện. Vì vậy, các sự kiện thành công có tất cả những phần liên quan với nhau đúng lúc và đúng nơi, chúng diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và theo kế hoạch. Quá trình này được gọi là quản lý sự kiện. Hay đơn giản hơn, ta có thể hiểu quản lý sự kiện chính là quản lý dự án của chính mình.

Quản lý sự kiện liên quan đến việc tạo, lên kế hoạch, điều phối và quản lý tất cả các thành phần khác nhau của một sự kiện. Một số khía cạnh của quản lý sự kiện có thể bao gồm nhưng không giới hạn:
Đặt thuê vị trí cho một sự kiện

• Điều phối các nhà cung cấp bên ngoài
• Lên kế hoạch cho điểm đỗ xe
• Thiết kế kế hoạch dự phòng khẩn cấp
• Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn và sức khỏe
• Quản lý nhân viên chịu trách nhiệm cho từng chức năng
• Giám sát việc thực hiện 1 sự kiện
• Giám sát sự kiện
• Giải quyết các tình huống sự kiện tại địa điểm tổ chức

Đặc biệt, người quản lý sự kiện sẽ đại diện cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện, họ có trách nhiệm lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát mọi hoạt động trong quá trình tổ chức sự kiện.

Vai trò của truyền thông trong tổ chức sự kiện 

Truyền thông đóng vai trò vô cùng quan trọng trong tổ chức sự kiện, một sự kiện thành công sẽ được nhiều người biết đến và được giới truyền thông đánh giá tốt. Vì thế một doanh nghiệp chẳng ngần ngại khi chi đến 30% ngân sách cho việc truyền thông sự kiện. Bất kì hình thức nào của truyền thông đều đóng vai trò quan trọng.

Nếu truyền thông được sử dụng thích hợp, nó có thể thông báo, giáo dục, trấn an, tạo mối cảm thông, gợi sự quan tâm của mọi người. Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, truyền thông là điều quan trọng quyết định tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp quảng bá tên công ty, khẳng định tầm ảnh hưởng, tạo thương hiệu đến với khách hàng, đối tác.

Qua đó, giúp mối quan hệ giữa đối tác, khách hàng và doanh nghiệp trở nên gắn bó hơn, tạo mối quan hệ thân thiết.

Truyền thông sự kiện chính là hoạt động mang tính quyết định đến sự thành bại phát triển một doanh nghiệp. Bởi việc truyền thông sự kiện giúp quảng bá hình ảnh, thương hiệu của công ty đến khách hàng, đối tác.

Kết luận

Hi vọng qua bài viết trên đây của áo thun quà tặng Nam Phong bạn đã có thể hiểu những thuật ngữ sự kiện là gì? hay truyền thông và quản lí sự kiện là gì?

Một sự kiện chỉ thực sự thành công và đem lại hiệu quả cao nhất khi được truyền thông một cách rộng rãi. Dù ở bất cứ ngành nghề nào thì việc truyền thông luôn là chìa khóa dẫn đến thành công, đặc biệt là trong ngành sự kiện.