Sự Kiện Cần Chuẩn Bị Những Gì? 10 Bước Quan Trọng Nhất

Bạn nhận được nhiệm vụ tổ chức một sự kiện. Bạn đang thắc mắc không biết tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì? Hãy để Nam Phong Uniform giúp bạn giải quyết vấn về này.

Bài viết dưới đây sẽ giải đáp thắc mắc sự kiện cần chuẩn bị những gì? 10 bước quan trong nhất khi tổ chức sự kiện.

Thiết lập mục đích, mục tiêu chính của sự kiện

Bất kì một sự kiện nào diễn ra đều có các mục đích, mục tiêu riêng của sự kiện đó. Vì thế trước khi tổ chức sự kiện cần thiết lập các mục đích, mục tiêu chính và phụ.

Đặc biệt các mục đích, mục tiêu này càng rõ ràng thì việc lên ý tưởng và xây dựng sự kiện càng dễ dàng hơn.

Bước thiết lập này thông thường sẽ được bộ phận marketing hoặc bộ phận tổ chức sự kiện thực hiện dựa theo yêu cầu của ban lãnh đạo công ty hoặc khách hàng.

Thành lập một đội ngũ nhân sự phụ trách

Sau khi đề xuất các mục đích và mục tiêu của sự kiện, chúng ta sẽ xác định quy mô sự kiện và dựa vào đó thành lập một đội ngũ nhân sự phụ trách cho sự kiện. Bởi vì đây là một yếu tố chính để quyết định buổi sự kiện có thành công hay không.

Thống nhất thời gian và địa điểm tổ chức

Cần xác định thời gian lên kế hoạch và sự kiện diễn ra một cách tỉ mỉ. Kiểm tra các ngày lễ của tôn giáo hay theo luật định, lưu ý thời gian của các nhân vật chính như khách Vip, diễn giả, MC,…

Về địa điểm tổ chức, hãy khảo sát chu đáo tránh các trường hợp địa điểm quá nhỏ hoặc quá lớn so với sự kiện, hay các địa điểm nằm trng khu vực tắc đường, ngập nước,… dẫn đến buổi sự kiện diễn ra không như kế hoạch.

Xác định chủ đề sự kiện

Một chủ đề ấn tượng, một cái tên sự kiện hấp dẫn, thu hút sẽ là một điểm nhấn rất quan trọng cho buổi sự kiện đó, đặc biệt là trên các phương tiện truyền thông. Vì thế đội ngũ phụ trách phải sáng tạo ra các chủ đề, khẩu hiệu đặc biệt, đáng nhớ nhất nhằm gây ấn tượng với người tham gia.

Thiết lập kế hoạch tổng cho sự kiện

Đây là một trong những bước quan trọng nhất, lập kế hoạch chi tiết mọi hoạt động trước, trong và sau hoạt động dựa trên những thông tin sẵn có.

Kế hoạch phải bao gồm tất cả các khía cạnh của hoạt động, bao gồm vị trí, hậu cần và quản lý dịch vụ, khách mời ( diễn giả, khách Vip), các hoạt động, giải trí, quảng cáo, khuyến mại, các nhà tài trợ, đối tác tham gia sự kiện,….

Kiểm soát và điều khiển quá trình tổ chức sự kiện

Để lên kế hoạch cho một sự kiện, bạn phải là một người quản lý cẩn thận và có thể kiểm soát nhiều việc cùng một lúc. Sau khi lập kế hoạch, người quản lý sẽ phân công công việc và điều khiển các thành viên trong nhóm vận động chạy đúng giờ.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ trực tuyến để đơn giản hóa các quy trình lập kế hoạch sự kiện như thanh toán, tích hợp danh sách liên hệ, báo cáo, đăng ký, v.v.

Trao đổi với các đơn vị tài trợ, các nhà cung cấp và bảo trợ truyền thông

Tìm kiếm các đơn vị, các nhà tổ chức có thể hợp tác hoặc gây quỹ để giúp bạn thanh toán các hóa đơn và tăng cơ hội tham gia hay không. Khi bạn cộng tác với những người khác, họ sẽ giúp quảng bá, lan tỏa và tạo nên thành công cho sự kiện.

Tùy thuộc vào mỗi loại sự kiện khác nhau, bạn có thể tìm kiếm một số công ty, đơn vị phù hợp để tài trợ cho sự kiện của mình. Điều này có thể bao gồm từ các tổ chức công có thể muốn tài trợ bữa ăn, cung cấp vé hoặc các mặt hàng đấu giá quan trọng, đến các doanh nghiệp địa phương có thể cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ như hoa, quà lưu niệm,….

Truyền thông, quảng bá cho sự kiện

Trong quá trình lập kế hoạch sự kiện quảng bá là một việc không thể thiếu. Việc này có thể bắt đầu bằng các kênh bạn sở hữu, chẳng hạn như thông báo trên trang web, email hoặc các kênh truyền thông xã hội của công ty.

Sau đó là quảng cáo trả phí trực tuyến và ngoại tuyến, sử dụng các công cụ truyền thông đến khách hàng  để khuyến khích khách hàng đăng ký.

Ngoài ra, cũng cần quan tâm bày tỏ sự tri ân và trân trọng đối với các đơn vị tài trợ, bảo trợ truyền thông cho sự kiện này. Ngoài ra, cần có nhiều thông cáo báo chí và các bài báo hay các poster để truyền đạt thông điệp chính hoặc sự thành công của chiến dịch.

Xác định ngân sách cho sự kiện

Dựa vào kế hoạch tổng thể đã lập ra cho sự kiện, các dự tính ban đầu, từ đó xem xét một cách kỹ lưỡng và xác định được tổng ngân sách cho sự kiện. Thêm vào đó, hãy dự trù một khoản ngân sách có thể phát sinh để buổi sự kiện diễn ra một cách tốt đẹp.

Tổng kết và đánh giá sự kiện

Tổng kết số lượng người đăng kí và số lượng người tham gia để đáng giá được sự thành công của sự kiện. Ngoài ra dựa vào những tiêu chí, KPI, mục tiêu ban đầu đã thiết lập để nhận xét, đối chiếu cũng như rút ra các kinh nghiệm cần thiết.

Kết luận

Bài viết trên đây là toàn bộ thông tin 10 bước quan trọng mà áo thun quà tặng Nam Phong giải đáp giúp ban trước sự kiện cần chuẩn bị những gì? Hy vọng với những thông tin hữu ích này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tổ chức sự kiện.